অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক দায়িত্ব কর্তব্য এবং কাজ কি?

যিনি কম্পিউটারে টাইপ করে তাকে টাইপিস্ট বা মুদ্রাক্ষরিক বলে । অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক বলতে সাধারণত যে ব্যক্তি একইসঙ্গে অফিসের কাজে সহযোগিতা এবং অফিসের প্রয়োজনীয় নথিপত্র, নোটিশ ইত্যাদিসহ নির্দেশিত যাবতীয় কম্পিউটারে টাইপ করে তাকে বোঝায়। তাহলে যে অর্থ দাঁড়ায় তা হচ্ছে অফিসের কাজে সাহায্য করা এবং অফিসের প্রয়োজনীয় নথিপত্র টাইপ করা যার দায়িত্বতাকেই অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক বলে।  

 তবে আমরা অনেকেই জানিনা যে অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক এর কাজ কি? আজ আমি আপনাদেরকে অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক এর কাজ কি , অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার অপারেটর বেতন স্কেল, অফিস সহকারী মানে কি, অফিস সহকারী এর কাজ কি ইত্যাদি সম্পর্কে এই পোষ্টের মাধ্যেমে তা জানিয়ে দিব।  

অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক পদের জন্য শিক্ষাগত যোগ্যতা কি?

সরকারি প্রতিষ্ঠানের প্রশাসনিক পদের নিম্নস্তর হচ্ছে অফিস সহকারী বা অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক পদ। তবে প্রশাসন বা হিসাব শাখার প্রাণ বলতে পারেন এ পদটিকে।

এই পদের আবেদনের জন্য প্রার্থীকে অবশ্যই কোন স্বীকৃত বোর্ড বা প্রতিষ্ঠান হতে উচ্চ মাধ্যমিক সার্টিফিকেট বা সমমানের পরীক্ষায় উত্তীর্ণ হতে হবে এবং কোন স্বীকৃত বোর্ড বা প্রতিষ্ঠান হতে কম্পিউটার কোর্স সম্পন্ন থাকতে হবে।

কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরে প্রতি মিনিটে ইংরেজিতে ৩০ শব্দ ও বাংলায় ২৫ শব্দের গতিসহ সংশ্লিষ্ট বিষয়ে Standard Aptitude Test a উত্তীর্ণ হতে হবে ।

অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক কত গ্রেডের কর্মচারীঃ

সরকারি অফিস ভেদে অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক এর অপর নাম হলো অফিস সহকারী বা নিম্নমান সহকারী। অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক এর ইংরেজি পদবি হলো Office Assistant Cum Computer Typist. অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক হলো তৃতীয় শ্রেণীর একটি সরকারি চাকরি। অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিকগণ বাংলাদেশ সরকারের ০১-২০ তম গ্রেডের মধ্যে ১৬ তম গ্রেডের কর্মচারী।

অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক এর কাজ কি

যেকোন সরকারি অফিস বা প্রতিষ্ঠানের প্রশাসনিক(প্রশাসন ক্যাডার) পদের নিম্নস্তরের পদবীর নাম হচ্ছে অফিস সহকারী বা অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক (Office Assistant Cum Computer Typist)। আপনি এ পদকে প্রশাসন (বিভাগীয়, জেলা, উপজেলা প্রশাসন) বা হিসাব শাখার (জেলা ও উপজেলা হিসাবরক্ষণ অফিস অথবা অর্থ মন্ত্রণালয়ে) প্রাণ হিসেবে গন্য করা হয়। কারণ অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক মানেই হলো একই সাথে যে ব্যক্তি অফিস সহকারী ও কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক ।

একজন অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক এর প্রধান কাজ হলো প্রশাসন (প্রশাসন ক্যাডার) ও হিসাব শাখার (জেলা ও উপজেলা হিসাবরক্ষণ অফিস অথবা অর্থ মন্ত্রণালয়ে) সমস্ত প্রকার চিঠিপত্র লিখন, হিসাব নিকাশের কাজ এবং ফাইল উপস্থাপন করা। একজন অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক অফিসের যাবতীয় কাজ করতে হয় যেমনঃ প্রতিদিন অসংখ্যা পত্র, ক্রয় প্রক্রিয়ার কাজ, আদেশ জারি বা যে কোন কর্মকর্তার টাইপিংয়ের কাজ একজন অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক এর কাজ।

চলুন দেখে নেওয়া যাক, অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক এর কাজগুলি কি কি  

• অফিস প্রধান বা কর্তৃপক্ষের আদেশ নিষেধে অতিরিক্ত দায়িত্ব পালন করা অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক এর কাজ।
• অফিসের নির্ধারিত নথিপত্র রক্ষণাবেক্ষণ এবং মুদ্রাক্ষরণকরণ।
• প্রতিটি অফিসেই অনেক রেজিস্টার আছে তাই রেজিস্টার মেইনটেইন করা।
• যাবতীয় চিঠিপত্র কর্তৃপক্ষের আদেশ নিষেধে টাইপিংয়ের কাজ করা।
• ফাইলের উপর কম্পিউটারে কম্পোজ করে নথির বিষয়, নথি নম্বর, পূর্ববর্তী নথির সুত্র, নথি বন্ধের তারিখ ইত্যাদি প্রয়োজনীয় বিষয় লিপিবদ্ধ করা।
• কর্মকর্তা ও কর্মচারীদের যাতায়াতের গাড়ি ভাড়ার নোটকরণ এবং গাড়ি ভাড়া সংগ্রহ করে চালান তৈরি করে হিসাব শাখায় প্রেরণ
• চিঠি তৈরি ও বিতরণ করা।
• কম্পিউটার সংক্রান্ত কাজ ও বিল তৈরিকরণের কাজ।
• টেন্ডার সিডিউল তৈরি ও বিক্রয়।
• টিইসি সদস্য বরাবর পত্র প্রেরণ, দরপত্র মূল্যায়ন কমিটির প্রতিবেদন ও কার্যাদেশ তৈরি করা।
• বাসা বরাদ্দ সংক্রান্ত কাজ।
• অধিকাল ভাতার বিল, সকল প্রকার বিলের ব্যয় মঞ্জুরী তৈরি ও উপস্থাপন করা।
• যাবতীয় পত্রাদি গ্রহণ ডাইরী, ইস্যুকরণ ও বিতরণের ব্যবস্থাকরণ;
• প্রশাসনিক কর্মকর্তা/ প্রধান সহকারী কর্তৃক নির্দেশিত যে কোন চিঠিপত্রের খসড়া প্রস্তুতকরণ, পরিচ্ছন্ন পত্র তৈরিকরণ এবং নথি উপস্থাপন করা।
• টেন্ডারের কাজে অফিস সহকারী-৩ কে প্রয়োজনীয় সহায়তা করণ: যেমন-সিলগালাকরণ, বিভিন্ন সিল ছাপাকরণ।নিলাম সংক্রান্ত যাবতীয় নথি উপস্থাপন করা অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক এর কাজ।

এছাড়াও যেকোন সময়ে উর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের নির্দেশিত দায়িত্ব অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক পালন করে থাকেন ।

সরকারি অফিসে অফিস সহকারী এর কাজ কি?

সরকারি প্রতিষ্ঠানের প্রশাসনিক পদের নিম্নস্তর হচ্ছে অফিস সহকারী । প্রশাসন ও হিসাব শাখার সমস্ত প্রকার চিঠিপত্র লিখন, হিসাব কিতাবের কাজ এবং ফাইল উপস্থাপন করে থাকেন একজন অফিস সহকারী। সরকারি অফিসে একজন অফিস সহকারী এবং অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক এর কাজ প্রায় একই । অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক এর কম্পিউটারের কাজ বাদে প্রায় সব কাজই অফিস সহকারীর মতই। চলুন অফিস সহকারীর পদের  শিক্ষাগত যোগ্যতা , গ্রেড, বেতন স্কেল, দায়িত্ব ও কর্তব্য সম্পর্কে বিস্তারিত জেনে নেওয়া যাক।

অফিস সহকারী পদের শিক্ষাগত যোগ্যতা কি

অফিস সহকারী পদে আবেদনের জন্য প্রার্থীকে অবশ্যই কোন স্বীকৃত বোর্ড বা প্রতিষ্ঠান হতে উচ্চ মাধ্যমিক সার্টিফিকেট বা সমমানের পরীক্ষায় উত্তীর্ণ হতে হবে

অফিস সহকারী পদটি কততম গ্রেড এবং বেতন স্কেল কত?

অফিস সহকারী বা Office Assistant পদটি মুলত তৃতীয় শ্রেণী বা ১৬ তম গ্রেড । এই ১৬ তম গ্রেডের কর্মচারীদের বেতন স্কেল ৯৩০০-২২৪৯০ টাকা, চাকরির প্রারম্ভে মূল বেতন ৯৩০০ টাকা। পরে বছরান্তে বেতন বাড়তে থাকে।  আসুন অফিস সহকারী পদের কর্মচারীদের কাজ কি তা এখন জেনে নিই।

অফিস সহকারী বা Office Assistant এর কাজ কি?

• রেজিস্টার মেইনটেইন বা হিসাব কিতাবের কাজ।
• সকল প্রকার প্রশাসনিক বা অন্য যে কোন চিঠি পত্র বা ডকুমেন্ট টাইপিংয়ের কাজকরণ।
• প্রতিষ্ঠান প্রধানের সময়ে সময়ে অর্পিত দায়িত্ব পালন।
• কর্মকর্তা ও কর্মচারীদের যাতায়াতের লগবই পর্যালোচনা করে গাড়ি ভাড়ার নোট, চিঠি তৈরি ও বিতরণ, গাড়ি ভাড়া সংগ্রহ করে চালান তৈরি করে হিসাব শাখায় প্রেরণ
• লিভারেজ সংক্রান্ত কাজ। 
• যাবতীয় নথি বা ফাইল সর্টিং করে র‌্যাকে সুসজ্জিতকরণ, জীর্ণ ও পুরাতন ফাইল কভার পরিবর্তন করে নতুন ফাইল কভার স্থাপন করে ফাইলের উপর কম্পিউটারে কম্পোজ করে নথির বিষয়, নথি নম্বর, পূর্ববর্তী নথির সুত্র, নথি বন্ধের তারিখ ইত্যাদি প্রয়োজনীয় বিষয় লিপিবদ্ধকরণ
• বিভিন্ন ফাইল লগবই ইত্যাদি বাধাই করার ব্যবস্থাকরণ
• প্রশাসন ও হিসাব শাখার সকল আসবাবপত্র, ফাইলপত্র, অফিস সামগ্রী, সিলিং ফ্যান ইত্যাদি কর্তব্যরত অফিস সহায়ক/পরিচ্ছন্নতা কর্মী দ্বারা নিয়মিত পরিস্কারকণ
• অধিকাল ভাতার বিল, সকল প্রকার বিলের ব্যয় মঞ্জুরী তৈরি ও উপস্থাপন।

এছাড়াও সময়ে সময়ে উর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের নির্দেশিত দায়িত্ব পালন করে থাকেন

শেষ কথাঃ

উপরের আলোচনা হতে এইটাই প্রমাণিত হয় যে, একজন অফিস সহকারী এবং অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিকগণ হলো একটা সরকারি অফিসের মূল প্রাণ। কারণ সরকারি দপ্তরে অফিস সহকারী এবং অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিকগণ না থাকলে কর্তৃপক্ষের কাজ করার জন্য কোন জনবল থাকবেনা।